Le début d’année , c’est ce moment un peu spécial où on trie, on repart à zéro, on promet qu’on va “mieux s’organiser”… et, souvent, on se retrouve face à des contrats qui arrivent à échéance. Si vous avez une imprimante pro, un photocopieur au bureau, ou même un parc de machines dans une école, une mairie, une association ou une petite entreprise, vous connaissez peut-être la musique : le contrat d’impression se renouvelle… parfois sans qu’on s’en rende compte.
Et si on faisait autrement cette année ? Plutôt que de signer “vite fait” parce que ça tourne,c’est le bon moment pour reprendre le contrôle : comprendre ce qu’on paie, ce qu’on utilise vraiment, et ce qui pourrait être mieux. Parce qu’un contrat d’impression, c’est un peu comme un forfait mobile : si vous ne regardez jamais votre consommation, vous risquez de payer pour des gigas que vous n’utilisez pas… ou de vous faire facturer hors forfait au mauvais moment.
Sommaire
- Pourquoi le début d’année est le bon moment pour revoir son contrat
- Reprendre la main sur son contrat : pourquoi c’est urgent
- Pourquoi le début d’année est le moment stratégique
- Les pièges fréquents dans un contrat d’impression (et comment les éviter)
- La sécurité : trop souvent négligée dans un contrat d’impression
- Imprimer moins, mais mieux : une approche sobre et intelligente
- Checklist : les points à vérifier avant de (re)signer
- En résumé
- FAQ – Vos questions fréquentes sur le contrat d’impression
Pourquoi le début d’année est le bon moment pour revoir son contrat
Le début d’année c’est ce moment un peu à part. Entre deux galettes et quelques mails “bonne année”, on fait le point. On trie, on archive, on ferme des dossiers, on prépare les nouveaux. Et souvent, au détour d’un fichier ou d’un tiroir… on tombe sur un contrat. Un vieux truc signé il y a 3 ans, 5 ans… et qui arrive à échéance sans prévenir.
Si vous avez une imprimante professionnelle, un copieur dans un open space, ou même tout un parc dans une école, une mairie ou une PME, vous voyez probablement de quoi on parle. Le contrat d’impression, ce fameux document qu’on signe souvent un peu vite, parce que “ça fonctionne” ou “on n’a pas le temps de chercher mieux”.
Mais justement. Et si cette année, on faisait les choses autrement ? Et si, au lieu de renouveler par défaut, on reprenait le contrôle ?
Reprendre la main sur son contrat : pourquoi c’est urgent
En réalité, votre contrat d’impression n’est pas anodin. Il structure votre quotidien plus que vous ne le pensez. Il impacte votre budget, bien sûr. Mais aussi votre productivité, votre organisation, et même… la sécurité de vos données.
Le problème ? Ce contrat, on l’oublie. Jusqu’au moment où :
- l’imprimante tombe en rade à la veille d’un dossier client,
- la facture explose parce qu’un collaborateur imprime 300 pages couleur en A3 sans le savoir,
- ou pire : un document RH traîne sur une imprimante en libre accès.
Pourquoi le début d’année est le moment stratégique
Il y a un vrai “momentum” en début d’année. Vous avez la tête dans les bilans, les chiffres de l’année passée, les plans d’action pour celle à venir. Résultat : vous avez toutes les cartes en main pour évaluer vos besoins d’impression avec précision.
Deux avantages majeurs :
- Une vision claire de l’année écoulée : combien de pages imprimées ? En noir & blanc ? En couleur ? Quels départements consomment le plus ? Où ça bloque ? Est-ce qu’il y a eu des pannes fréquentes ? Des consommables épuisés trop vite ?
- La possibilité d’anticiper : si vous prévoyez de recruter, de réorganiser vos équipes, de passer à plus de télétravail ou d’ouvrir un nouveau site… tout ça aura un impact direct sur votre usage d’impression.
Et surtout, en ce moment, vous avez encore du temps pour agir. Le temps de consulter les offres, comparer les prestataires, poser les bonnes questions. Parce qu’on le sait tous : signer dans l’urgence, c’est rarement une bonne idée.
Les pièges fréquents dans un contrat d’impression (et comment les éviter)
Quand on parle de contrat d’impression, il y a quatre grandes zones à risques. Des clauses qu’on ne lit pas toujours en détail… et qui peuvent coûter cher sur la durée.
1. La durée de l’engagement
48, 60, voire 72 mois. C’est long, très long, surtout dans un environnement pro qui évolue vite. Certes, une longue durée peut permettre de lisser les coûts… mais à condition que vos besoins ne changent pas. Spoiler : ils changent toujours.
Astuce : si vous signez pour plus de 36 mois, exigez une clause de révision à mi-parcours.
2. La tacite reconduction
C’est un classique : si vous ne résiliez pas dans les temps (souvent 3 à 6 mois avant la date d’échéance), votre contrat repart pour un tour. Et là, il est trop tard.
Conseil : dès la signature, notez la date de fin et la date limite de résiliation. Bloquez un rappel dans votre agenda pro… et personnel.
3. Le préavis flou
Certains contrats imposent un préavis de 6 mois, voire plus. Sans clarté sur la forme (mail ? courrier RAR ?). Et ça, c’est la porte ouverte aux litiges.
À faire : exigez un document clair avec les modalités exactes de résiliation.
4. Les pénalités de sortie
Certaines formules imposent de payer l’intégralité du restant dû, même si vous avez utilisé le service 80 % du temps. D’autres ajoutent des frais de retrait du matériel, ou des pénalités fixes.
À éviter : tout ce qui n’est pas transparent. Si ce n’est pas écrit noir sur blanc, méfiez-vous.
La sécurité : trop souvent négligée dans un contrat d’impression
Vous imprimez des bulletins de salaire ? Des factures , des données clients ,des documents RH ou des scans de cartes d’identité ? Alors vous traitez des données sensibles. Et votre imprimante, si elle n’est pas bien sécurisée, peut devenir une faille.
À vérifier impérativement dans votre contrat :
- L’impression sécurisée (via code PIN ou badge)
- L’accès administrateur protégé (avec mot de passe unique et régulièrement changé)
- L’effacement automatique des données du disque dur (notamment lors du retrait du matériel)
- La gestion des scans envoyés par mail : filtrage, journalisation, destinataires préenregistrés
Important : votre imprimante est un ordinateur comme un autre. Et aujourd’hui, c’est souvent une porte d’entrée réseau. Un bon contrat d’impression doit intégrer cette dimension sécurité.
Imprimer moins, mais mieux : une approche sobre et intelligente
“L’impression responsable” n’est pas une punition. C’est une façon plus futée d’utiliser les outils à disposition. On n’est pas là pour dire “n’imprimez plus jamais”, mais plutôt “n’imprimez que quand c’est utile”.
Des actions simples à mettre en place :
- Activer le recto-verso automatique
- Mettre le noir & blanc par défaut
- Réserver la couleur à certains profils ou types de documents
- Passer en mode brouillon pour les versions internes
- Organiser les numérisations : scans dans des dossiers partagés bien nommés
- Créer des règles d’équipe : on imprime si c’est signé, archivé, affiché
Pensez à l’impression comme à une bouilloire électrique. Elle est là quand on en a besoin. Mais si elle tourne toute la journée, la facture grimpe.
Et un bon contrat d’impression, c’est aussi celui qui vous accompagne dans cette logique : suivi des consommations, alertes en cas de surconsommation, conseils d’optimisation…
Checklist : les points à vérifier avant de (re)signer
L’usage
- Connaissez-vous vos volumes mensuels moyens ? Et les pics ?
- Quelle est la répartition N&B / couleur ?
- Quelles fonctionnalités sont réellement utilisées ? (scan, agrafage, impression mobile…)
Le budget
- Quel est le coût total estimé sur 12 mois (location, maintenance, consommables) ?
- Le coût par page est-il clair ?
- Y a-t-il une indexation annuelle ? Est-elle plafonnée ?
Le contrat
- Quelle est la durée exacte ?
- Quelles sont la date d’échéance et la date limite de résiliation ?
- Y a-t-il des frais de sortie ? De quels montants parle-t-on ?
Le service
- En cas de panne, quel est le délai d’intervention garanti ?
- Le remplacement temporaire est-il prévu ?
- Les consommables sont-ils inclus (toner, tambour, agrafes…) ? Avec quelle fréquence ?
La sécurité
- L’impression est-elle sécurisée ?
- Les données sont-elles effacées à la reprise ?
- Existe-t-il un audit de sécurité périodique ?
Bon réflexe : si le prestataire est flou ou élude certaines questions, ce n’est pas un bon signe. Un bon contrat d’impression est transparent, documenté, et compréhensible.
En résumé
Un contrat d’impression, ce n’est pas juste un bout de papier qu’on signe une fois tous les cinq ans et qu’on range dans un classeur. C’est un levier. Un outil. Un pacte entre vos besoins et votre organisation.
Et en le reconsidérant maintenant, vous prenez une vraie avance :
- Vous êtes dans le bon timing
- Vous avez les chiffres de l’année passée
- Vous pouvez comparer sereinement
- Et surtout… vous ne subissez plus
Bref, vous passez du mode “réaction” au mode pilotage. Et franchement, ça change tout pour les 12 mois à venir. Envie d’un contrat plus clair, plus souple, plus adapté ?
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FAQ
1) À quel moment faut-il commencer à préparer un contrat d’impression ?
Idéalement dès janvier si votre contrat arrive à échéance dans l’année, ou au minimum 3 à 6 mois avant la date de fin. Ça vous laisse le temps de comparer, négocier et planifier la transition sans stress.
2) Quelles clauses dois-je lire en priorité ?
La durée, la tacite reconduction, le préavis, et les pénalités de résiliation. Ce sont les clauses qui coûtent le plus cher quand on les découvre trop tard.
3) Est-ce qu’un petit volume d’impression peut quand même justifier un contrat ?
Oui, surtout si vous avez besoin de SAV, de scan, ou de fiabilité. Mais dans ce cas, il faut un contrat adapté : forfait réaliste, coût page correct, et services essentiels inclus.
4) Pourquoi choisir un prestataire comme LSI pour son contrat d’impression ?
Parce qu’un bon contrat, ce n’est pas qu’une machine et un prix. C’est aussi un accompagnement humain, une vraie réactivité en cas de souci, et des conseils pour optimiser vos usages au fil du temps. Chez LSI, on ne vous colle pas un contrat standard : on construit une solution sur-mesure, avec la fiabilité de Sharp, et un suivi de proximité.
5) Je ne gère qu’un petit volume d’impression. Est-ce que LSI est pertinent pour moi ?
Absolument. LSI accompagne aussi bien des TPE que des collectivités, écoles ou entreprises avec de petits parcs. Ce qui compte, c’est d’avoir un service fiable, un contrat clair, et un prestataire qui ne vous laisse pas seul au moindre souci. Même pour un petit volume, une panne ou un contrat mal calibré peut coûter cher. Mieux vaut un accompagnement solide.